Wynagrodzenia, to często największa pozycja w kosztach działania organizacji. Wykonanie zadań wymaga nakładu pracy (nazwijmy to zapotrzebowaniem na pracę) określonej liczby pracowników. Każdy pracownik zatrudniony na pełen etat pracuje w roku (jest w pracy) około 1.700 godzin (nazwijmy to dostępnym czasem pracy). Iloraz zapotrzebowania na pracę i dostępnego czasu pracy (wg wzoru poniżej) daje nam (względne) obciążenie pracą.

Na przykład, zapotrzebowanie na pracę w dziale x, w którym zatrudniono 10 pracowników wyniosło (w roku) 12.000 godzin. Obciążenie pracą = (12.000 godzin/(10 etatów x 1.700 godzin))x100% = (12.000 godzin/17.000 godzin)x100% = 0,71x100% = 71%. 

Znając obciążenie pracą można efektywniej zarządzać kosztami pracowniczymi. 

Obliczenie dostępnego czasu pracy jest proste. Inaczej jest z obliczeniem zapotrzebowania na pracę. Aby to zrobić, należałoby zmierzyć czas trwania wszystkich działań i krotność ich wystąpień. W przeciętnej organizacji działania nie występują w dziesiątkach, ale setkach i tysiącach. Nakład pracy, na przygotowanie takiego modelu i zasilanie go danymi, były zbyt duży w porównaniu do spodziewanych efektów. Jeżeli opiszemy szczegółowo (diagramy) tylko te procesy, które pochłaniają największe zasoby (co najmniej 80%) [patrz opis procesów], to liczba działań do pomiaru znacznie się zmniejszy. Należy zmierzyć ich pracochłonność (średni czas jednostkowy) i policzyć (ilekroć wystąpiły) oraz obliczyć całkowite zapotrzebowanie na pracę (uproszczony przykład poniżej). 

Poprawność wyniku zależy od dokładności pomiaru. Wstępnie wszystkie działania zostaną oszacowane, a następnie najbardziej pracochłonne z nich będą dodatkowo zweryfikowane poprzez obserwacje na stanowisku pracy, zwiększenie próby badawczej, zastosowanie norm pracy biurowej. Sposób ten przedstawia poniższych schemat.

Licząc zapotrzebowanie na pracę pionów, działów, zespołów, stanowisk itd. należ zmierzyć pracochłonność opisanych procesów oraz oszacować ją dla pozostałych (nie opisanych szczegółowo). W ten sposób otrzymamy zapotrzebowanie na pracę potrzebne do realizacji wszystkich zadań. Jest ono powiększane o czas potrzebny na zarządzanie i rozwój. Sposób liczenia przedstawia poniższy schemat.

Pomiar obciążenia pracą pozwala:

• planować zatrudnienie
• efektywniej wykorzystywać zasoby
• zarządzać kosztami pracowniczymi
• prognozować zapotrzebowanie na pracę wraz ze zmianą zakresu bądź skali działania