Optymalizacja, to znalezienia najlepszego rozwiązania z punktu widzenia określonego kryterium. W przypadku procesów biznesowych najczęściej stosowanymi kryteriami są: wartość dodana dla klienta oraz koszty. Najprościej można to ująć: "Zasoby poświęcamy na to co, ma największą wartość dla klienta". Na przykład, ekspertyzę w danej sprawie może sprawdzać nawet kilku pracowników (specjalista, kierownik, naczelnik, dyrektor itd.), ale klient gotów jest zapłacić za pracę tylko tego, który to przygotował. Dlaczego klient ma płacić za sprawdzanie przez kilka osób tego, co powinno być zrobione od razu dobrze?. Co daje to, że zamiast kontroli jakości wprowadzono rozbudowano sposób akceptacji, który kosztuje i jednocześnie nie gwarantuje jakości?
Optymalizacja procesów, to nie jednorazowy akt twórczy najzdolniejszych, ale codzienność wszystkich pracowników. Bez zmiany sposobu zarządzania z funkcjonalnego na procesowe nawet najlepsze pomysły "ugrzęzną" w hierarchii, biurokracji, formalizmie itp. Istotą zarządzania procesowego jest to, aby nawet najmniejsze usprawnienia były codziennością niż to, aby wielkie idee były od święta. Obrazuje to poniższy schemat (czerwone pola, to podejście typowe dla zarządzania funkcjonalnego, a niebieskie dla procesowego).
Analiza zebranego materiału pozwala policzyć (w godzinach i etatach) zapotrzebowanie na pracę poszczególnych procesów i związane z tym obciążenie pracą poszczególnych zespołów bądź stanowisk zarówno dziś, jak i po wprowadzeniu zmian (prognoza na jutro). Różnica między nimi, to spodziewany efekt (cel) optymalizacji. Patrz schemat poniżej.
Przedstawione rozwiązanie jest techniką analizowania procesów w celu poprawienia ich efektywności. Może być zatem wykorzystane do jednorazowej analizy wybranych procesów, jak również poszerzone o szkolenie pracowników tak, aby w przyszłości mogli samodzielnie analizować kolejne obszary działalności firmy oraz dokonywać cyklicznych przeglądów procesów.